Le client est à la recherche d’une application lui permettant de faire la facturation, les soumissions et la gestion d’inventaire de son usine de peinture sur métal. La situation est tellement alarmante que le client ne sait pas où il gagne de l’argent et où il en perd!
Nous l’avons aidé, après une analyse sommaire, à faire des recherche de logiciels ayant le potentiel de faire le travail et avons trouvé quelques logiciels ayant le potentiel de ses attentes selon ses budgets. Après quelques tests, aucun n’a su faire l’affaire.
Nous avons donc passé à une analyse approfondie, ce qui nous a permis d’identifier ce que l’entreprise avait vraiment besoin et pourquoi les logiciels sur le marché ne pouvaient faire le travail. Le client a besoin d’une application pouvant faire une soumission basée sur une couleur et un client donné et non sur une pièce comme le propose les logiciels disponibles.
Il a donc fallu définir le processus logique selon ces contraintes pour en arriver au modèle exacte de son entreprise
Nous avons donc développé un logiciel selon le modèle exacte du processus d’affaire de l’entreprise. Les gains furent rapidement identifiable puisque c’est l’informatique qui s’est adaptée à l’entreprise et non pas le contraire.
Avec les logiciels disponibles sur le marché, il aurait fallu tout reconsidérer le cheminement des opérations de l’entreprise au profit d’un logiciel ne garantissant pas l’efficacité! Tout un gage de confiance!
Le client a donc tous les outils nécessaires pour une productivité des plus robuste et hiérarchie de ses données dont il a le plein contrôle puisqu’il en est en quelque sorte le maître d’œuvre. Souvent, en utilisant un logiciel grand public, il y a tellement de formulaires inutiles à notre entreprise, que la plupart des données disponible nous sont inutiles et celles que l’on aurait besoins sont inaccessible.
Dans le dernier cas, aucun champs présents sont inadéquats et chaque formulaire représente un département de l’entreprise.
Avec l’application, le client a même pu identifier et éliminer les contrats où il perdait de l’argent et se concentrer dans les contrats qui sont rentables.
La cliente possède un commerce électronique qui est en ligne depuis peu et commence à avoir des commandes à traiter entre l’entreprise, la manufacture et les clients de son site Internet. Aucun outils de gestion n’avaient été prévu à cette fin et le tout se gère par des fichiers Excel! J’ai eu peur pour la cliente lorsque j’ai vu dans quel piège elle s’était fait prendre!
Comme plusieurs entreprises qui prennent le virage du commerce électronique, celle-ci s’est concentré sur son site Internet sans se soucier de l’aspect gestion des transactions qui en découle. Dans le terme « Commerce Électronique » il y a le mot « Commerce » et tout ce que ça implique. Avant de se lancer dans le « cyber commerce », il faut en premier lieu rassurer le côté gestion et administration des données qui viendront et qui iront sur Internet.
Nous avons donc identifié le processus idéal entre l’arrivée d’une commande d’Internet jusqu’à sa livraison. Nous avons mis sur papier le processus d’affaire de la division Internet pour pouvoir le reproduire dans un logiciel. Il fallait faire certaines acrobaties puisque la cliente avait malheureusement dépensé la majorité de son budget Internet dans le site. Les ressources disponibles étaient très faibles compte tenu des tâches à accomplir.
Nous avons débuté par automatiser certaines tâches dans Excel pour nous permettre de souffler un peu et panser la plaie.
Nous avons aussi établit un format d’échange de données entre le site Internet, l’entreprise et la manufacture. Nous avons segmenté chacune des étapes d’une transaction (Commande, facturation, livraison) et établit les exceptions (Commandes en attente, commandes « back order », etc..).
Nous avons put ainsi créer une application qui automatisait la majorité des tâches provenant des commandes du site Internet et rendre efficace son commerce électronique.
Les commandes peuvent maintenant être traitées en lot et être facturées de même en plus d’imprimer les factures nécessaires. Un échange de données entre l’entreprise et sa manufacture peut aussi se faire par courriel ou par réseau privé pour générer les documents nécessaires à la préparation des commandes. La cliente dispose donc maintenant d'un outil lui permettant non-seulement de gérer ses commandes, mais également de gérer son inventaire, son service après-vente et de lui fournir de nombreux renseignements statistiques. Ceci fût rendu possible grâce à la base de donnée, pierre angulaire de la sauvegarde et du traitement de l'information.