Mise en situation

La cliente possède un commerce électronique qui est en ligne depuis peu et commence à avoir des commandes à traiter entre l’entreprise, la manufacture et les clients de son site Internet. Aucun outils de gestion n’avaient été prévu à cette fin et le tout se gère par des fichiers Excel! J’ai eu peur pour la cliente lorsque j’ai vu dans quel piège elle s’était fait prendre!

Analyse

Comme plusieurs entreprises qui prennent le virage du commerce électronique, celle-ci s’est concentré sur son site Internet sans se soucier de l’aspect gestion des transactions qui en découle. Dans le terme « Commerce Électronique » il y a le mot « Commerce » et tout ce que ça implique. Avant de se lancer dans le « cyber commerce », il faut en premier lieu rassurer le côté gestion et administration des données qui viendront et qui iront sur Internet.

Nous avons donc identifié le processus idéal entre l’arrivée d’une commande d’Internet jusqu’à sa livraison. Nous avons mis sur papier le processus d’affaire de la division Internet pour pouvoir le reproduire dans un logiciel. Il fallait faire certaines acrobaties puisque la cliente avait malheureusement dépensé la majorité de son budget Internet dans le site. Les ressources disponibles étaient très faibles compte tenu des tâches à accomplir.

Solution proposée

Nous avons débuté par automatiser certaines tâches dans Excel pour nous permettre de souffler un peu et panser la plaie.

Nous avons aussi établit un format d’échange de données entre le site Internet, l’entreprise et la manufacture. Nous avons segmenté chacune des étapes d’une transaction (Commande, facturation, livraison) et établit les exceptions (Commandes en attente, commandes « back order », etc..).

Nous avons put ainsi créer une application qui automatisait la majorité des tâches provenant des commandes du site Internet et rendre efficace son commerce électronique.

Résultats

Les commandes peuvent maintenant être traitées en lot et être facturées de même en plus d’imprimer les factures nécessaires.

Un échange de données entre l’entreprise et sa manufacture peut aussi se faire par courriel ou par réseau privé pour générer les documents nécessaires à la préparation des commandes. La cliente dispose donc maintenant d'un outil lui permettant non-seulement de gérer ses commandes, mais également de gérer son inventaire, son service après-vente et de lui fournir de nombreux renseignements statistiques.

Ceci fût rendu possible grâce à la base de donnée, pierre angulaire de la sauvegarde et du traitement de l'information.

Retour en haut